I.
PROSES
KERJA
Ø Prosedur Penyimpanan
1. Pemberian kode surat, setiap surat
akan disimpan alamatnya, kemudian cantumkan kode sesuai dengan wilayahnya/letak
geografisnya berdasarkan daftar klasifikasi.
Contoh
daftar klasifikasi arsip:
JW-JAWA TENGAH
|
JAWA
|
||
JJT 1
|
JAKARTA
|
||
A
|
Jakarta Pusat
|
||
B
|
Jakarta Barat
|
||
C
|
Jakarta selatan
|
||
D
|
Jakarta Timur
|
||
E
|
Jakarta Utara
|
||
2
|
JAWA BARAT
|
||
A
|
Bandung
|
||
B
|
Bogor
|
||
C
|
Cirebon
|
||
D
|
Cianjur
|
||
3
|
JAWA TENGAH
|
||
A
|
Pekalongan
|
||
B
|
Rembang
|
||
C
|
Semarang
|
||
D
|
Solo
|
||
E
|
Tegal
|
||
2. Mengisi kartu indeks contoh kartu
indeks.
3. Berdasarkan kode tersebut pada kartu
indeks diatas, surat tersebut harus disimpan pada laci jw, dibelakang guide
1jakarta, dan pada folder D Jawa Timur.
4. Kartu indeks disimpan pada lemari
kartu indeks pada laci S, sesuai dengan kode Se yang tertera pada tab kartu
indeks.
A
|
B
|
C
|
D
|
E
|
F
|
G
|
H
|
I
|
J
|
K
|
L
|
M
|
N
|
O
|
P
|
Q
|
R
|
S
|
T
|
U
|
V
|
W
|
X
|
Y
|
Z
|
Kartu indeks dengan indeks Se
Ø Prosedur Penemuan Kembali
Seperti telah disampaikan dimuka kearsipan sistem wilayah
adalah suatu sistem filling arsip melalui pengklasifikasi surat/warkat
berdasarkan letak wilayah dengan berpedoman kepada daerah atau alamat surat.
Oleh karena itu, kode arsip ditentukan berdasarkan atas alamat surat, mengacu
kepada daftar klasifikasi yang telah dibuat.
Penemuan kembali arsip, dapat ditempuh dengan prosedur
sebagai berikut :
1. Lihat daftar klasifikasi dan cari
kartu indeks
2. Lihat kode penyimpanan pada kartu
indeks
3. Berdasarkan kode pada kartu indeks,
carilah surat pada laci, guide dan folder sesuai dengan kodenya.
0 comments:
Post a Comment